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Rapport annuel: coupez dans le papier plutôt que dans les idées

Pour la plupart des organisations publiques, le rapport annuel est un incontournable qui revient, comme son nom l’indique, chaque année. C’est l’outil par excellence pour parler des réalisations de l’entreprise et pour rendre des comptes à ses investisseurs et/ou à sa clientèle.

Avec ce médium de communication, comme avec n’importe quel autre, perception égale réalité. On se doit de projeter une image positive qui reflète les résultats atteints et qui témoigne de la qualité des produits et services offerts. Mais une entreprise sera aussi jugée sur le choix sensé et sur la gestion des ressources (financières, matérielles et environnementales) qu’elle accorde à la production de son rapport annuel.

10 questions sur la conception d’un rapport annuel

  • Notre rapport présentera-t-il une idée porteuse qui donnera le ton au document?
  • La couverture comportera t-elle un slogan qui caractérisera l’organisme et qui témoignera de son implication ou de son orientation?
  • Le style sera t-il «administratif» ou fera t-on un réel effort pour communiquer dans un langage simple et accessible?
  • Aurons-nous synthétisé l’information au maximum pour aller à l’essentiel?
  • Avons-nous l’habitude de publier un rapport annuel seulement par obligation légal?
  • Le document devra t-il être imprimé entièrement en couleur?
  • Est-il pertinent de présenter dans les pages intérieures beaucoup d’images pleine page?
  • Nous plaçons déjà une version PDF de notre rapport sur notre site web, mais est-elle bien conçue et optimisée pour une lecture à l’écran?
  • Est-il envisageable de produire les pages intérieures à l’interne et de confier la réalisation du concept et de la couverture à une firme externe?
  • De combien de copies imprimées avons-nous réellement besoin?

On critique plus facilement l’étalement de la richesse que celui des idées

En effet, si vous ne misez que sur une «belle enveloppe», un papier épais, un fini raffiné et une avalanche de photos couleurs qui n’ont pas de réelle valeur ajoutée, vous risquez de donner l’impression que vous vivez au dessus de vos moyens et que vous gaspillez les ressources. Par contre, si vous utilisez des idées porteuses de sens et des images pertinentes, vous arriverez à capter et à conserver l’attention de vos lecteurs tout en prêtant moins flanc à la critique.

Certaines entreprises, par souci d’économie, iront à l’autre extrême en arborant une sobriété très minimaliste, très administrative et très… ennuyante! Pourtant, bien qu’il soit pour certains un passage obligé, voir une corvée, le rapport annuel est une excellente occasion de promouvoir et consolider votre image de marque. Après tout, qu’ils soient actionnaires, gens de la classe politique ou clients, vos lecteurs seront aussi séduits par une vision inspirante et un contenu rythmé que par de l’information pertinente et des données chiffrées.

Par ailleurs, il existe tout un éventail de possibilités pour publier un rapport annuel créatif, efficace, ergonomique et lui faire bénéficier d’une large diffusion sans pour autant imprimer des milliers de copies inutiles.

La diffusion en ligne du rapport annuel, un must

Peut importe la forme «papier» du document, la publication d’une version en ligne du rapport annuel est un incontournable. Bien que la plupart des organismes le fassent déjà, voici en vrac quelques pistes de solutions pour bonifier la production de votre rapport annuel et améliorer l’efficience de sa diffusion.

  • Créer une  table des matières interactive intégrée au document
  • Insérer des hyperliens dans les textes pour faciliter la navigation vers des pages externes et des compléments d’information
  • Considérer la production de la version imprimée en format horizontal (qui une fois convertie en PDF plein écran sera mieux adaptée à l’écran)
  • Penser à diviser le rapport en plusieurs sections de manière à faciliter sa consultation et à accélérer son téléchargement
  • Considérer l’impression en numérique: vous pourrez ainsi produire un minimum de copies initiales et en faire réimprimer au besoin par la suite.

L’option micro-site Web

Plus flexible et ouvrant la porte à de nouvelles possibilités, une version html du rapport annuel est une option intéressante pour une entreprise avec une très large base d’actionnaires ou de clients.

  • La navigation et le repérage d’informations est plus simple dans une version HTML notamment grâce aux fonctions offertes dans le fureteur
  • Les pages HTML étant plus facilement et plus rapidement indexées par les moteurs de recherche, le rapport bénéficie donc d’une plus grande visibilité
  • Un micro-site permet d’enrichir encore plus le contenu d’un rapport annuel (par exemple, l’utilisation de vidéo pour la présentation du message aux actionnaires et autres sections)
  • Il est possible d’ajouter un moteur de recherche par mots-clé
  • Une version html peut être facilement adaptée pour visionnement sur les appareils de type Blackberry, iPhone ou autres tablettes numériques
  • Pourquoi pas un rapport annuel sous forme de blogue?

En conclusion, s’il n’y a pas de solutions unique et universelle pour la production d’un rapport annuel qui se démarque, il vaut toutefois la peine de s’interroger sur ses besoins et de considérer les options. D’autant plus que dans les années à venir, les habitudes de lecture continueront d’évoluer, rendant peut-être les lourds documents imprimés moins pertinents et nécessaires.

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